Ultima actualizare: 28 iulie 2026

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care BANU VIBE S.R.L., prin centrul VIBE AfterSchool, colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale copiilor, părinților, reprezentanților legali, persoanelor autorizate să preia copiii și vizitatorilor site-ului.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, denumit în continuare „GDPR”, Legea nr. 190/2018 și celelalte prevederi legale aplicabile.

1. Identitatea operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este:

BANU VIBE S.R.L., VIBE AfterSchool
CUI: 55117602
Nr. Registrul Comerțului: J2026042802000
Sediu social: Strada Cotești nr. 113E, Focșani, județul Vrancea
Punct de lucru: Strada Gîrlei nr. 1, Golești, județul Vrancea
Telefon: +40 790 674 788
E-mail: salut@vibeafterschool.ro
Website: www.vibeafterschool.ro
Reprezentant legal: Banu Gabriela

Solicitările privind protecția datelor pot fi transmise la adresa salut@vibeafterschool.ro.

2. Persoanele ale căror date pot fi prelucrate

Putem prelucra date referitoare la:

• copiii înscriși sau pentru care este solicitată înscrierea;
• părinții și reprezentanții legali ai copiilor;
• persoanele autorizate de părinți să preia copiii;
• persoanele care ne contactează prin site, telefon, e-mail, WhatsApp sau rețele sociale;
• participanții la activități, evenimente și petreceri private;
• vizitatorii punctului de lucru și ai site-ului.

3. Datele pe care le colectăm

În funcție de serviciile solicitate, putem colecta următoarele categorii de date:

Date despre copil

• nume și prenume;
• cod numeric personal, atunci când este necesar;
• data nașterii și vârsta;
• unitatea de învățământ, clasa și cadrul didactic;
• programul școlar și ora terminării cursurilor;
• informații necesare transportului de la școală;
• prezența, absențele și participarea la activități;
• informații privind comportamentul sau incidentele produse în timpul programului;
• fotografii și înregistrări video, numai în condițiile descrise în prezenta politică.

Date privind sănătatea copilului

Putem colecta informații strict necesare pentru siguranța copilului, precum:

• alergii și intoleranțe alimentare;
• restricții alimentare;
• afecțiuni medicale relevante;
• tratamente sau recomandări medicale comunicate de părinte;
• date necesare intervenției în situații de urgență.

Aceste informații sunt date din categorii speciale și beneficiază de protecție suplimentară.

Date despre părinți sau reprezentanți legali

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• adresă de domiciliu, dacă este necesară contractului sau facturării;
• date de identificare incluse în contract;
• semnătură;
• relația cu minorul;
• informații privind serviciile contractate, plățile și facturile;
• corespondența și solicitările transmise centrului.

Date despre persoanele autorizate să preia copilul

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• cod numeric personal sau date din actul de identitate, atunci când sunt necesare pentru verificarea identității;
• relația cu minorul.

Date colectate prin website

Atunci când utilizați site-ul, pot fi colectate:

• adresa IP;
• tipul dispozitivului și al browserului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile vizitate;
• sursa accesării;
• datele introduse în formularele de contact;
• identificatori generați prin module cookie.

Nu solicităm transmiterea informațiilor medicale sau a altor date sensibile prin formularele publice ale site-ului.

4. Sursele datelor

Datele sunt obținute, în principal:

• direct de la părinți sau reprezentanți legali;
• prin cererea de înscriere, contract și anexele acestuia;
• prin e-mail, telefon, SMS, WhatsApp sau formularele site-ului;
• în timpul desfășurării activităților centrului;
• de la persoanele autorizate de părinte;
• automat, prin intermediul site-ului și al modulelor cookie permise.

Părintele sau reprezentantul legal are obligația să informeze persoanele autorizate să preia copilul despre transmiterea datelor acestora către VIBE AfterSchool.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

Scop	Date utilizate	Temei
Analizarea cererii de înscriere	Date despre copil și părinți	Demersuri precontractuale
Încheierea și executarea contractului	Date de identificare, contact și servicii	Executarea contractului
Organizarea programului educațional	Program școlar, prezență și activități	Executarea contractului și interesul legitim privind organizarea serviciilor
Preluarea și transportul copilului	Școală, orar, contact și traseu	Executarea contractului
Predarea copilului în siguranță	Datele persoanelor autorizate	Interes legitim privind protejarea copilului
Serviciile de catering	Preferințe, alergii și restricții alimentare	Executarea contractului și, pentru datele medicale, consimțământ explicit
Gestionarea situațiilor medicale	Date privind sănătatea și contacte de urgență	Consimțământ explicit și, în situații urgente, protejarea intereselor vitale
Facturare și evidență contabilă	Date contractuale și financiare	Obligație legală
Comunicarea cu părinții	Telefon, e-mail, SMS sau WhatsApp	Executarea contractului și interes legitim
Soluționarea solicitărilor și reclamațiilor	Date de contact și corespondență	Interes legitim și obligații legale
Apărarea drepturilor în instanță	Date contractuale și corespondență	Interes legitim
Fotografii și materiale video pentru promovare	Imagine și voce	Consimțământul părintelui sau reprezentantului legal
Comunicări comerciale	E-mail sau telefon	Consimțământ
Funcționarea și securitatea site-ului	Adresa IP și date tehnice	Interes legitim
Analiză, publicitate și rețele sociale	Identificatori online și module cookie	Consimțământ

Furnizarea datelor necesare înscrierii și executării contractului este obligatorie. În lipsa acestora, este posibil să nu putem accepta înscrierea sau presta serviciile solicitate.

Furnizarea acordului pentru fotografii, promovare, comunicări comerciale și cookie-uri opționale nu este obligatorie și nu condiționează înscrierea copilului.

6. Fotografii și înregistrări video

În timpul activităților, atelierelor, serbărilor, excursiilor sau evenimentelor pot fi realizate fotografii și materiale video.

Utilizarea acestora se face numai pe baza opțiunilor exprimate separat de părinte sau reprezentantul legal pentru:

• afișarea în incinta centrului;
• distribuirea în grupuri private destinate părinților;
• publicarea pe website;
• publicarea pe paginile oficiale Facebook, Instagram, TikTok sau pe alte canale indicate în formularul de consimțământ.

Refuzul nu afectează accesul copilului la serviciile centrului.

Consimțământul poate fi retras oricând printr-un mesaj transmis la salut@vibeafterschool.ro. Retragerea produce efecte pentru viitor și nu afectează legalitatea utilizărilor realizate înainte de retragere.

După primirea solicitării, vom elimina materialele aflate sub controlul nostru într-un termen rezonabil, de regulă în maximum 48 de ore. Nu putem garanta eliminarea imediată a copiilor, redistribuirilor sau capturilor realizate anterior de alte persoane.

7. Destinatarii datelor

Datele pot fi comunicate, în limita necesară, către:

• angajații și colaboratorii autorizați ai VIBE AfterSchool;
• furnizorul de servicii de contabilitate;
• furnizorii de servicii IT, găzduire web, mentenanță și securitate;
• furnizorii de transport și catering, pentru serviciile solicitate;
• furnizorii de comunicații, e-mail, SMS sau mesagerie;
• instituții bancare și procesatori de plăți;
• consultanți juridici, auditori sau asigurători;
• autorități fiscale, instanțe, organe de control sau alte instituții publice, atunci când legea impune acest lucru;
• platforme precum WhatsApp, Facebook, Instagram sau TikTok, atunci când părintele a permis utilizarea canalului respectiv.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să respecte cerințele de confidențialitate, securitate și protecție a datelor.

Nu vindem și nu închiriem date personale.

8. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori de servicii online sau rețele sociale pot prelucra date în afara Spațiului Economic European.

În astfel de cazuri, transferul se realizează numai în baza unui mecanism permis de GDPR, precum:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;
• clauze contractuale standard;
• alte garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

În cazul publicării pe rețele sociale, prelucrarea ulterioară este supusă și politicilor proprii ale platformei respective.

9. Perioada de păstrare

Păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare scopurilor pentru care au fost colectate:

• cererile de înscriere nefinalizate, cel mult 12 luni de la ultima comunicare;
• documentele contractuale, pe durata contractului și ulterior pe durata termenelor legale de prescripție;
• documentele financiar-contabile, timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, dacă legea nu impune un termen diferit;
• datele medicale și restricțiile alimentare, pe durata înscrierii, apoi numai cât este necesar pentru soluționarea unor incidente sau obligații legale;
• datele persoanelor autorizate să preia copilul, până la retragerea autorizării sau încetarea contractului;
• mesajele și solicitările, de regulă, maximum 12 luni de la soluționare;
• materialele foto-video, până la retragerea consimțământului sau până când nu mai sunt necesare scopului declarat;
• datele prelucrate pentru marketing, până la retragerea consimțământului;
• datele tehnice și jurnalele de securitate ale site-ului, pentru perioada necesară prevenirii și investigării incidentelor.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea este impusă de lege.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, între care:

• limitarea accesului la persoanele autorizate;
• obligații de confidențialitate pentru personal și colaboratori;
• protejarea conturilor și dispozitivelor prin parole;
• realizarea copiilor de siguranță;
• actualizarea și securizarea sistemelor informatice;
• păstrarea documentelor fizice în spații cu acces controlat;
• proceduri pentru prevenirea, identificarea și gestionarea incidentelor;
• instruirea personalului privind protecția datelor și confidențialitatea copiilor.

Transmiterea datelor prin internet nu poate fi garantată ca fiind complet lipsită de riscuri, însă luăm măsuri rezonabile pentru reducerea acestora.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de a primi informații despre prelucrare;
• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificarea datelor incorecte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție față de prelucrarea bazată pe interes legitim;
• dreptul de a vă retrage consimțământul;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
• dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

Dreptul la ștergere nu se aplică atunci când păstrarea datelor este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la salut@vibeafterschool.ro. Putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului și protejarea datelor copilului.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună. În situații complexe, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea solicitantului.

12. Reclamații

Dacă apreciați că datele dumneavoastră sau ale copilului au fost prelucrate necorespunzător, vă rugăm să ne contactați mai întâi la salut@vibeafterschool.ro.

Aveți și dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 010336
Website: www.dataprotection.ro

13. Module cookie

Site-ul poate utiliza:

• cookie-uri strict necesare funcționării și securității;
• cookie-uri pentru reținerea preferințelor;
• cookie-uri de analiză a traficului;
• cookie-uri de publicitate sau asociate rețelelor sociale.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare vor fi activate numai după exprimarea consimțământului prin intermediul bannerului de cookie-uri. Preferințele pot fi modificate sau consimțământul poate fi retras în orice moment.

Lista exactă a cookie-urilor, furnizorii și duratele acestora trebuie prezentate în Politica de cookie-uri a site-ului.

14. Linkuri și platforme externe

Site-ul poate conține linkuri către pagini sau servicii administrate de terți. VIBE AfterSchool nu controlează modul în care acești terți prelucrează datele. Recomandăm consultarea politicilor de confidențialitate ale fiecărei platforme înainte de transmiterea datelor.

15. Modificarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată atunci când se modifică activitatea centrului, funcționalitățile site-ului sau cerințele legale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website, împreună cu data ultimei modificări. Dacă schimbările afectează semnificativ modul în care sunt utilizate datele, persoanele vizate vor fi informate printr-un mijloc adecvat.

Textul a fost adaptat datelor din cererea de înscriere, contract și regulament. Înainte de publicare trebuie verificată lista tehnică a serviciilor instalate pe site, în special Google Analytics, Meta Pixel, formularele, hărțile, reCAPTCHA și platforma de găzduire. Drepturile, termenul obișnuit de răspuns și bazele juridice sunt prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, iar plângerile pot fi depuse la ANSPDCP.